Factuur als PDF maken als zzp'er — wat er op moet staan en hoe je het doet
2 min lezen·25 juli 2026
Als zzp'er stuur je facturen naar klanten. Een PDF-factuur is professioneel, makkelijk te bewaren en universeel te openen. In deze gids: wat er wettelijk op moet staan, hoe je hem opmaakt en hoe je hem correct bewaard.
Wettelijke vereisten op een factuur (Nederland)
Een factuur moet in Nederland minimaal bevatten: • Je naam en adres • Factuurnummer (uniek, oplopend) • Datum • Naam en adres klant • Omschrijving van de dienst/product • BTW-bedrag (of vermelding BTW-vrijstelling met reden) • Totaalbedrag • BTW-nummer (KvK-nummer bij BTW-vrijstelling) • Betalingstermijn en bankrekeningnummer
Factuur opmaken in Word of Google Docs
Begin met een factuursjabloon in Word of Google Docs (gratis te vinden via Microsoft Office templates of Google Sheets). Pas naam, logo en kleuren aan. Exporteer als PDF via "Opslaan als PDF". Vergeet niet het factuurnummer te verhogen bij elke nieuwe factuur.
PDF ondertekenen
Gratis uitproberen — geen account nodig
Logo en handtekening toevoegen
Een factuur met je bedrijfslogo ziet professioneler uit. Voeg het logo in als afbeelding in Word of Google Docs. Wil je ook ondertekenen? Gebruik PDFrust Ondertekenen om een digitale handtekening toe te voegen. Let op: facturen hebben geen handtekening nodig om geldig te zijn — maar het versterkt het vertrouwen.
Factuurnummer bijhouden
Het factuurnummer moet uniek zijn en oplopend — de Belastingdienst verwacht een aaneengesloten reeks. Begin het jaar met 001 of met een jaarvorm zoals 2026-001. Bewaar een spreadsheet of gebruik boekhoudssoftware (zoals Moneybird of FactuurSturen) die nummering automatisch bijhoudt.
Bewaren: hoelang en hoe
Bewaar facturen minimaal 7 jaar (wettelijke bewaarplicht). Sla ze op als PDF per jaar in een map (2026/Facturen). Gebruik cloudopslag als back-up. Voor formele archivering: converteer naar PDF/A via PDFrust Archiveren.
Gerelateerde tools