Offerte als PDF: zo maak je een professionele indruk

Elementen van een professionele offerte

Een offerte-PDF heeft: je bedrijfslogo in de koptekst, offertenummer en datum, naam en contactgegevens klant, heldere specificatie van diensten/producten (geen vaagheden), bedragen inclusief en exclusief BTW, geldigheidsperiode van de offerte (bijv. 30 dagen), betalingsvoorwaarden, en een handtekening- of akkoordveld.

Watermerk voor concept-offertes

Stuur je een concept-offerte ter bespreking? Voeg een "CONCEPT"-watermerk toe via de Watermerk-tool om verwarring te voorkomen. Verstuur de definitieve versie zonder watermerk zodra de offerte gereed is voor ondertekening.

Handtekening op de offerte

Een ondertekende offerte — zelfs met een eenvoudige digitale handtekening — oogt serieuzer dan een blanco document. Voeg je handtekening toe op de ondertekening-pagina via de Ondertekenen-tool. Voeg een akkoordveld toe voor de klant zodat hij het document kan ondertekenen en terugsturen.

Beveiligen zodat klant niet kan bewerken

Gebruik Flatten na het toevoegen van de handtekening om de offerte niet-bewerkbaar te maken. Als je wil dat de klant het akkoordveld nog kan invullen maar de rest niet kan bewerken, voeg alleen een wachtwoord toe voor bewerking — niet voor invullen. Gebruik de Beveiligen-tool hiervoor.

Comprimeren voor e-mailverzending

Een offerte met logo, productfoto's of bijlagen kan groot zijn. Comprimeer het document voor verzending. Target: < 3 MB. Grote bestanden worden door spamfilters soms geblokkeerd; een kleinere PDF heeft meer kans om aan te komen. Gebruik de Comprimeren-tool.

Gerelateerde tools