PDF voor medisch dossier: privacy en beveiliging

AVG en medische PDF's

Medische gegevens zijn bijzondere persoonsgegevens onder de AVG (GDPR). Ze mogen alleen worden verwerkt en gedeeld met expliciete toestemming van de patiënt of op wettelijke basis. Als je medische documenten als PDF ontvangt of verzendt, gelden extra zorgvuldigheidseisen: veilige verzending (versleuteld e-mail of beveiligd portaal), beperkte toegang (geen CC naar onnodige personen) en bewaarplicht (medische dossiers: 20 jaar in Nederland).

Medische PDF beveiligen

Gebruik de Beveiligen-tool op PDFrust om een wachtwoord op medische PDF's te plaatsen als je ze via e-mail verstuurt. Kies een wachtwoord dat je via een apart kanaal deelt (bijv. per SMS). Gebruik nooit de naam of geboortedatum van de patiënt als wachtwoord.

Gevoelige informatie redigeren

Als je een medisch rapport wilt delen voor een second opinion of administratieve afhandeling waarbij niet alle medische details nodig zijn, redigeer dan de gevoelige passages. Gebruik de Redigeren-tool op PDFrust om BSN-nummers, medicatiegegevens of diagnoses zwart te maken. Redigeren is permanent — de tekst is niet meer zichtbaar of kopieerbaar.

Handtekening voor medische toestemming

Toestemmingsformulieren voor medische behandelingen worden steeds vaker digitaal ondertekend. Voeg een digitale handtekening toe via de Ondertekenen-tool. Voor medische toestemsformulieren is een eenvoudige elektronische handtekening (EES) juridisch voldoende in de meeste gevallen — de patiënt ondertekent in aanwezigheid van een medewerker.

Archivering van medische dossiers

Medische dossiers moeten 20 jaar worden bewaard (Wgbo). Bewaar ze in een beveiligde map met beperkte toegang, bij voorkeur versleuteld op een beveiligde server. Gebruik PDF/A-formaat voor langetermijnarchivering (dit is een ISO-standaard voor archivering die garandeert dat het document over 20 jaar nog leesbaar is). Maak jaarlijks een back-up op een apart medium.

Gerelateerde tools