PDF voor HR-afdelingen: vacatures, contracten en personeelsbeheer
2 min lezen·25 juli 2026
HR-afdelingen en recruiters werken met een stroom van gevoelige documenten: vacaturebeschrijvingen, sollicitatiebrieven, arbeidscontracten, beoordelingsformulieren en personeelsdossiers. PDF garandeert dat al die documenten correct, privacyconform en archiveerbaar zijn.
Vacaturebeschrijvingen als PDF
Een vacature als PDF kan worden gedeeld via e-mail, LinkedIn en vacatureportalen in een professionele lay-out met logo en huisstijl. De PDF behoudt alle opmaak ongeacht het apparaat van de ontvanger. Voeg een PDF-aanvraagformulier toe als bijlage voor kandidaten die offline willen solliciteren.
Sollicitatieprocedure-documentatie
Beoordelingsformulieren per kandidaat, interviewnotities, testresultaten en referentiechecks worden per kandidaat verzameld en als PDF-dossier bewaard. Voeg alle documenten samen via PDF samenvoegen. Conform AVG: sollicitatiematerialen vernietigen of anonimiseren na afloop van de bewaartermijn.
PDF-formulier invullen
Gratis uitproberen — geen account nodig
Arbeidscontracten
Een arbeidscontract als PDF met invulvelden laat toe efficiënt te personaliseren per werknemer (naam, functie, startdatum, salaris). Onderteken digitaal door werkgever en werknemer. Flatten en stuur een exemplaar per e-mail. Bewaar een ondertekend exemplaar in het personeelsdossier.
Beoordelings- en functioneringsgesprekken
Formulieren voor functioneringsgesprekken en beoordelingen worden als PDF met invulvelden bewaard. Manager en werknemer vullen hun deel in, ondertekenen en krijgen elk een exemplaar. Flatten en bewaar in het personeelsdossier als bewijs van het gevoerde gesprek.
Personeelsdossier
Een personeelsdossier bevat: arbeidscontract, CAO, loonstroken, beoordelingen, verlofaanvragen, correspondentie en disciplinaire documenten. Bewaar als beveiligde PDF per werknemer. Conform AVG: alleen bevoegde HR-medewerkers hebben toegang. Bewaarplicht varies per documenttype (5–20 jaar).
Gerelateerde tools