PDF back-up strategie voor je digitale archief

De 3-2-1 back-upregel

De bewezen strategie: bewaar 3 kopieën van elk document, op 2 verschillende media, waarvan 1 offsite (op een andere locatie of in de cloud). Voorbeeld: origineel op laptop, back-up op externe harde schijf, cloud-back-up op Google Drive of OneDrive. Dit beschermt je bij zowel hardware-uitval als brand of diefstal.

PDF-archief comprimeren voor opslag

Een groot PDF-archief (tientallen gigabytes) is duur om in de cloud op te slaan. Comprimeer grote PDF's die je zelden nodig hebt (bijv. scans uit 2010) met de Comprimeren-tool op PDFrust. Dit kan de bestandsgrootte halveren zonder verlies van leesbaarheid. Bewaar altijd de originele kwaliteit voor documenten die je regelmatig nodig hebt.

PDF-informatie controleren voor archivering

Voor je een document archivert, controleer of het volledig en leesbaar is. Gebruik de Info-tool op PDFrust om de metadata te bekijken: aanmaakdatum, paginatelling, bestandsintegriteit. Corrupte PDF's repareer je met de Repareren-tool vóór ze te archiveren, anders archiveer je een kaputt bestand.

PDF/A voor langetermijnarchivering

Gewone PDF's zijn afhankelijk van externe lettertypes en kleurprofielen die over 20 jaar mogelijk niet meer beschikbaar zijn. PDF/A (ISO 19005) is een variant van PDF waarbij alle benodigde data in het bestand is ingebed. Voor langetermijnarchivering (belastingdocumenten, notariële akten) is PDF/A de aanbevolen standaard. Converteer via Adobe Acrobat, LibreOffice of PDF24.

Regelmatige back-upcontrole

Een back-up die jaren niet is gecontroleerd kan corrupt zijn. Plan halfjaarlijks een controle: open 10 willekeurige back-up-PDF's en controleer ze op integriteit. Test of de cloud-back-up downloadbaar is. Vervang oude back-upmedia (externe harde schijven hebben een levensduur van 5–10 jaar; USB-sticks zijn onbetrouwbaar voor langetermijn).

Gerelateerde tools

Meer over dit onderwerp