PDF-gids voor informatiemanagers en recordmanagers
1 min lezen·10 september 2026
Informatiemanagers en recordmanagers zijn verantwoordelijk voor het beheer van documenten, dossiers en informatiestromen binnen organisaties. Ze stellen informatiebeleid op, beheren bewaar- en vernietigingsschema's en adviseren over digitale archivering. PDF is het standaard uitwisselingsformaat voor formele documentatie.
Informatiebeleidsnotities beveiligen
Informatiebeleidsnotities bevatten strategische beslissingen over informatiebeveiliging, privacybeleid en documentclassificatie. Beveilig definitieve beleidsdocumenten met een bewerkingsbeperking en sla ze op als PDF/A-3 voor langetermijnarchivering conform de Archiefwet.
Bewaarschema's en vernietigingslijsten bundelen
Een bewaarschema (retention schedule) bevat per documenttype de bewaartermijn, de vernietigingsdatum en de verantwoordelijke afdeling. Voeg het bewaarschema samen met de jaarlijkse vernietigingslijst en de machtiging voor vernietiging in één dossier voor de archiefcommissie.
PDF samenvoegen
Gratis uitproberen — geen account nodig
DPIA's en privacydocumenten samenvoegen
Een Data Protection Impact Assessment (DPIA) bestaat uit de PIA-vragenlijst, risicoanalyse en aanbevelingen. Voeg alle onderdelen samen in één PDF per verwerkingsactiviteit. Stempel het eindresultaat met "goedgekeurd door FG" en de datum van de functionaris gegevensbescherming.
Informatieauditrapporten OCR-doorzoekbaar maken
Auditverslagen van informatiesystemen worden vaak als gescande PDF ontvangen. Voer OCR uit zodat systeemnamen, kwetsbaarheden en aanbevelingen doorzoekbaar zijn. Archiveer als PDF/A voor het auditdossier.
Digitale handtekening op formele informatiedocumenten
Formele informatiedocumenten (verwerkersovereenkomsten, NDA's, beleidsinstructies) vereisen een digitale handtekening van de informatiemanager of DPO. Gebruik de ondertekentool, maak het document plat na ondertekening en sla de definitieve versie op in het documentbeheersysteem.
Gerelateerde tools